4 Conseils Simples pour Mieux Trier

Dans un article précédent, vous avez vu le T de la méthode STD – T pour Trier.

L’article d’aujourd’hui vous apportera des conseils pour vous aider à trier de façon plus fluide.

1. Commencez  avec des catégories que vous utilisez déjà.

Vous utilisez forcément déjà des catégories de tri dans votre organisation.

Utilisez les, ce sera plus simple que de partir de zéro.

2. Gardez un système simple.

Plus votre catégorisation est simple, plus votre organisation est facile à créer, à utiliser et à maintenir.

Vous devez mettre moins de temps à accéder à vos objets que vous prenez de temps à les classer dans vos catégories.

Exemple : Si vous avez plusieurs comptes bancaires, peut-être que vous classez les relevés de chaque banque, par date, dans des dossiers séparés. Mais quel usage en avez vous vraiment ? Est-ce que vous gardez vos relevés pour les consulter ou juste parce que vous devez les garder ? Si vous ne les consultez jamais, pourquoi prendre du temps à les classer de manière spécifique ? Mettez les tous en vrac dans le même dossier ! Vous les détruirez le moment venu.

(NDLR : Un article paraîtra bientôt sur les délais légaux pour conserver ses papiers)

3. Commencez avec des catégories larges, générales.

Et affinez par la suite. Quand cela deviendra nécessaire, vous pourrez créer des nouvelles sous-catégories.

Cela vous évitera de vous perdre dans les détails dès le départ.

4. Séparez le tri et le traitement.

Le traitement consiste à vous occuper de ce que vous triez.

Ce sont les actions liées aux objets que vous êtes en train de trier – passer un coup de téléphone, lire un article, envoyer un mail, réparer un objet cassé…

Exemple :  Si vous êtes en train de trier des magazines, ne commencez pas à lire tous les articles des magazines que vous triez. En faisant ça, vous interrompez votre tri et vous risquez de ne plus vous y remettre. Lisez simplement ce qui vous permet de classer le magazine ou l’article, idéalement, juste le titre.

De la même façon, si vous triez des papiers sur votre bureau qui vous rappellent que vous avez des coups de fil à passer, passez les après avoir trié. Sinon vous risquez de ne rien faire de bien – ni votre tri – ni les actions liées.

Quand votre action de tri suggère des actions à faire, notez les sur une liste. Une fois le tri terminé, consultez votre liste. Vous pourrez alors prioriser les actions. Repérez les plus importantes et commencez par celles-là.

Si vous traitez vos actions au fur et à mesure de votre tri, vous risquez de passer beaucoup de temps sur des actions qui ne seraient pas forcément très importantes et vous allez mettre de côté celles qui sont réellement importantes..

Que faire si un objet peut se ranger dans deux catégories – ou plus ?

La réponse rapide est : Mettez le dans la catégorie qui lui correspond le plus !

Observez comment il s’intègre dans la première catégorie puis comment il s’intègre dans la seconde et décidez celle qui lui convient le mieux.

Peu importe la catégorie choisie, c’est la réflexion qui vous amène à choisir la catégorie qui vous permettra de vous souvenir où vous l’avez classé. Le processus mental qui vous a permis de choisir la catégorie est plus important que la catégorie choisie.

Il n’y a pas de catégorie « correcte », c’est votre réflexion qui importe.

Si après réflexion, vous pensez que votre objet s’intègre aussi bien dans une catégorie que dans l’autre, alors choisissez-en une !

Le fait d’en choisir une vous permettra de vous en souvenir.

Mais si vous n’êtes pas sûr de vous en souvenir, voici un petit conseil qui fonctionne bien. Vous pouvez créer une « référence croisée » – un pense-bête. Cela peut être une photo, une note, quelque chose qui vous rappellera l’objet et l’endroit où vous l’avez rangé.

Exemple : Vous ne savez pas si vous devez ranger vos CD vierges avec votre musique ou avec vos fournitures de bureau. Rangez les avec votre musique et mettez une note dans vos fournitures de bureau disant « les CD vierges sont rangés avec la musique ». Ainsi vous serez sûr de les retrouver.

Bien souvent, vous n’aurez pas besoin de la référence croisée mais elle sera là, au cas où…

Par contre, vous ne devez pas créer de doublons.

Reprenons l’exemple des CD vierges. Si vous mettez une partie de vos CD avec la musique et l’autre avec vos fournitures. Vous risquez d’oublier que vous les avez séparés et quand vous n’en aurez plus avec vos fournitures vous irez peut-être en racheter alors qu’il vous en reste, rangés avec votre musique.

Autre exemple avec un document imprimé. Vous imprimez un document de dix pages qui pourrait appartenir à deux catégories. Si vous décidez d’en mettre une copie dans la seconde catégorie, cela vous prendra deux fois plus de place. De plus, si vous avez à le modifier, vous devrez le modifier deux fois, ce qui vous coûtera deux fois plus de temps. Vous risquez aussi d’oublier la deuxième copie. Qui ne sera pas mise à jour ou qui contiendra des informations erronées…

Pour éviter les erreurs et les duplicatas, préférez toujours l’utilisation d’une référence croisée.

Avez vous déjà utilisé des références croisées ?

Quelles sont vos astuces pour les créer ?

Partagez les avec nous dans les commentaires.